Come organizzare uno shooting (3 di 11): Budget, chi era costui?
Io ti conosco… tu sei uno di quelli che vuol fare grandi fotografie… non ti interessa più di tanto il denaro, vuoi scattare foto incredibili; perchè sei un fotografo, non un contabile!
Io ti conosco, perchè ero fatto come te, e un po’ lo sono ancora. Sono uno di quelli che, a volte, aveva il cervello talmente concentrato sulla qualità del risultato da dimenticare di fare il preventivo al cliente…
Bene, in questi anni ho imparato a ragionare in modo un po’ diverso. Lo devo ad uno dei miei soci e amici, si chiama Andrea, che pur avendo una mente creativa ed elastica come pochi, mi ha insegnato anche a prendere in considerazione gli aspetti pratici, logistici ed economici del lavoro. Non è che io sia diventato un manager perfetto, il mio cervello pare non avere i neuroni preposti allo sviluppo di queste capacità, ma sono migliorato molto 🙂
Oggi quindi nel nostro viaggio verso lo shooting perfetto, analizziamo un fattore che è croce e delizia di ogni fotografo: il budget!
Se vuoi rivedere le puntate precedenti, puoi trovare sul blog il primo articolo di introduzione e il secondo dedicato alla creazione del layout.
Il budget è quella variabile che stabilisce se un lavoro è stato redditivo oppure no, è quella variabile che stabilisce se puoi permetterti di portare avanti un progetto personale oppure no.
Il budget è quel calcolo matematico, fatto sempre con un po’ di abbondanza “per eccesso” che definisce quanto costerà uno shooting.
La cosa può essere fatta anche al contrario (con i clienti capita spesso): il budget è quella somma ASSEGNATA che hai a disposizione per realizzare il tuo shooting.
Come si calcola? E come si fa a rispettare un budget assegnato?
Per prima cosa, permettimi di fare una cosa che NON FACCIO MAI: stabiliamo un dogma, una regola da scolpire sulla pietra e non dimenticare mai.
Eccola: TUTTO VA A BUDGET! Qualsiasi cosa, dalle spille della stylist al caffè per la modella, TUTTO deve essere inserito nella previsione di spesa.
Questo perchè, se non lo fai, ti ritroverai con una quantitativo incredibile di piccole spese impreviste che, a fine dei conti, si mangeranno buona parte del tuo margine.
Vediamo prima di tutto come stabilire un budget partendo da zero.
Ti consiglio di metterti davanti ad un foglio bianco, dividilo in 3 colonne verticali. Nella prima scriverai la voce di budget (Modelli, Location ecc…), nella seconda colonna metterai la cifra di costo prevista, la terza colonna per ora la lasciamo vuota, ci verrà utile dopo!
La prima cosa che mettiamo a budget è: il COMPENSO del fotografo. Va a budget per primo perchè, se lo metti per ultimo, sarai tentato di abbassarlo per mantenere accettabile il totale 🙂
Questa è una voce di budget che, se possibile, non dovrebbe calare.
Dopo di che dobbiamo considerare i costi di LOCATION, che sono diretti e indiretti: il costo diretto più frequente è l’affitto della location. Molti si fanno pagare per mettere a disposizione il loro spazio, ma se anche non dovessero chiederti nulla, ti consiglio comunque di prevedere una piccola cifra. Perchè? Perchè un amico che ti mette a disposizione casa, sarà molto più disponibile a sopportare la presenza di 10 persone che invadono il suo salotto alle 7 del mattino, se sa che si mette in tasca qualche centinaio di euro. E sarete ancora più amici quando capirà che riconosci un valore nella sua disponibilità… 🙂
Questi sono i costi diretti, ma non dimenticare i costi indiretti! Il sopralluogo ad esempio. Se fai 4 volte il giro della provincia alla ricerca del posto perfetto, devi mettere in conto tutto il tempo e il carburante speso.
E i permessi? Se scatti in un luogo pubblico, ti saranno richiesti dei permessi. Spesso costano, e molti comuni chiedono un rimborso spese per mettere a disposizione del fotografo il proprio patrimonio paesaggistico. Se decidi di scattare senza chiedere permessi… metti a budget la multa che potresti prendere 😉
COME FACCIO A CONTENERE I COSTI DI LOCATION? Per prima cosa: sii creativo! A volte luoghi dall’aspetto insignificante possono essere meravigliosi per uno shooting! Secondo: sfrutta gli amici, le conoscenze e i contatti. La casa di un amico costa sempre meno della location trovata da un’agenzia.
Proseguiamo, aggiungiamo alla lista delle voci di budget i PROPS. I props sono tutti quegli oggetti, vestiti, arredi, accessori, che sono necessari per realizzare un servizio perfetto.
ieri mi sono imbattuto in un servizio fotografico bellissimo realizzato dalla giovane fotografa inglese Kirsty Mitchell… il quantitativo e la qualità dei props utilizzati è IMPRESSIONANTE!
Quindi, a budget anche tutti gli accessori e gli arredi, anche se prestati da amici… vale lo stesso discorso fatto per la location 😉
Ah, ti consiglio di mettere a budget una piccola cifra per assicurare gli oggetti che usi… non si sa mai!
COME FACCIO A CONTENERE I COSTI DEI PROPS? Vedi la voce “Location”… Creatività e “prestiti”! Ma non è tutto, per abbassare i costi puoi produrre da solo i tuoi props! Proprio Kirsty Mitchell, di cui ti accennavo prima, ha prodotto da sola gran parte dei props meravigliosi usati nel suo progetto Wonderland… è un bel modo per: 1) avere ESATTAMENTE ciò che vuoi 2) pagarlo poco 3) divertirsi di più.
Avanti con la prossima voce a budget: LO STAFF. Lo staff può anche essere composto da amici che prestano gratuitamente la propria opera, certo, ma per alcune figure chiave ti conviene avere a disposizione un professionista. Comunque, di ogni membro dello staff devi mettere a budget i costi del compenso (che devo comprendere anche le tasse, quindi fatti dire chiaramente se la richiesta che fanno è al “netto” o al “lordo”), ma non solo: ogni membro dello staff avrà dei costi di trasferta e dei costi di alloggio se lo shooting è su più giornate.
Inoltre, non dimenticarlo… lo staff e i modelli devono mangiare, bere e prendere il caffè, se ne hanno voglia. Ne va del buon umore e della buona predisposizione al lavoro! Quindi, metti a budget anche tutti i costi di CATERING!
Un’altra voce da mettere a budget: I MODELLI! Sono i protagonisti del tuo shooting, prenditene cura e fai in modo che si sentano coccolati e a proprio agio. Certo, puoi scattare sfruttando amici e conoscenti… tutti hanno “un’amica bellissima che sarebbe perfetta per fare quelle foto”. Ma lasciami dire una cosa: una modella (o un modello) professionista, non è solo una bella faccia e un bel corpo. Una professionista conosce il proprio corpo, sa come verrà in foto perchè s’è vista mille volte, sa che deve lavorare 8 ore che ci sia caldo, freddo, neve o pioggia. In sintesi: modelli professionali garantiscono risultati professionali. E non solo: la differenza fra una modella da 500 euro al giorno e una da 4000… è ABISSALE in termini di risultati in scatto. Ma questo, credo, lo sai già 😉
COME CONTENERE I COSTI DI STAFF E MODELLI? Gli amici aiutano, lo abbiamo già detto, ma non sempre garantiscono risultati professionali. Quindi? Quindi, se non hai il budget per pagare modelli o parrucchieri professionisti per un servizio, rimetti in discussione il layout e sii creativo!!! Se non hai un parucchiere che ti garantisca il risultato che vuoi, semplifica le acconciature: meglio un “trucco e parrucco” semplice ma ben fatto piuttosto che un tentativo ambizioso e mal riuscito.
Allo stesso modo: se vuoi scattare delle foto di surfisti sulla spiaggia, ma non hai il budget per pagare modelli professionisti… scatta i tuoi amici, ma cambia leggermente il taglio del servizio, rendilo più “reportage” e meno “fashion”… altrimenti diventerà grottesco.
Procediamo! prossima voce di budget: ATTREZZATURA! Ti serve l’attrezzatura perfetta per lo shootiing perfetto, e l’attrezzatura fotografica (come ben sai) costa!
Devi prevedere e mettere a budget tutti i noleggi e gli acquisti che dovrai fare, senza dimenticare nulla… ricordati che i Service di Noleggio Attrezzature si fanno pagare le spese di spedizione!
Il mio consiglio personale è questo: prima di comprare luci da migliaia di euro, prova a scoprire cosa puoi fare con i tuoi flash a slitta (nel nostro workshop Flash my life ne hai un bellissimo esempio, e presto ci sarà una nuova edizione) e prova a noleggiare le luci che vuoi provare… il costo per la giornata di noleggio ti potrà sembrare alto, ma ti potrebbe evitare un “incauto acquisto” 🙂
COME RIDURRE I COSTI DI ATTREZZATURA? Prima cosa: fatti prestare l’attrezzatura dagli amici! Ottiche, luci, riflettenti, se ci pensi hai un amico che ha tutto ciò che ti serve! Seconda cosa, come dicevo: usa ciò che hai, i tuoi flash a slitta sono delle fonti di luce fantastiche,sfruttali!
Ok, coraggio, abbiamo quasi finito! Abbiamo visto come controllare e prevedere i costi di LOCATION e PROPS, STAFF, MODELLI e ATTREZZATURE, e naturalmete il tuo COMPENSO!
Altra voce di costo da tenere ben presente è l’EDITING! La postproduzione ha un costo, e ne devi tenere conto. Un ritoccatore professionista si fa pagare fra 60 e 120 euro per la correzione di un’immagine “standard”, molto di più per un ritocco più complesso. Se invece ti occuperai tu della postproduzione, beh, metti a budget quanche euro in più nella voce COMPENSO del FOTOGRAFO 😉
Occhio ora a cercare di prevedere tutti COSTI NASCOSTI. Di cosa parlo? Di tutti quei costi che possono “spuntar fuori dal nulla”, imprevisti e (a volte) imprevedibili! Facciamo un esempio? Scatti in spiaggia, prepari tutto, hai l’attrezzatura perfetta, lo staff è ok ecc… ecc… Poi, il giorno dello shooting, arrivi in location e ti rendi conto che le particolari condizioni atmosferiche fanno si che i vestiti delle modelle non sventolino come dovrebbero! Hai noleggiato una macchina del vento, ma è troppo piccola, ne serve una molto più grande e costosa! Che fai? Rinunci?
No, perchè sei stato previdente, e ti sei “tenuto” un po’ di Budget da parte, pronto per gli imprevisti e le “sfighe” che, lasciamelo dire, capitano… SEMPRE!!! 🙂
Bene, una volta riempita la colonna dei costi previsti, fai la somma. Se sei dentro una cifra accettabile (in caso di autoproduzione) o sei sei dentro al budget assegnato dal cliente… fantastico, puoi prepararti a scattare! Ma capita spesso che la previsione di spesa sia superiore al budget assegnato o alle tue possibilità, se si tratta di un progetto personale. Quindi? Che si fa, abbandoni?
No, semplicemente ora bisogna iniziare a tagliare le spese, ovunque sia possibile, mettendo la nuova cifra nella terza colonna che chiameremo dei costi “imposti”…
Ora, ti voglio svelare un piccolo segreto… i fornitori, i proprietari di location, le agenzie di modelli… tutti sono disponibili ad accettare un prezzo imposto! Se ti hanno chiesto 2000 euro per una location, probabilmente sono disposti ad accettarne 1700.
Ti voglio raccontare un aneddoto interessante, che si è ripetuto più volte.
In agenzia dobbiamo organizzare un servizio per un cliente, quindi chiamiamo l’agenzia di modelle X e chiediamo la quotazione per la modella Y (che chiameremo Maria). Un giorno di shooting, dirittti per un anno, catalogo e stampa periodica nazionale. L’agenzia risponde e ci manda il preventivo: 5000 euro, più dirittti d’agenzia (20%).
Due settimane dopo, dopo diverse trattative con il cliente, ci viene dato un budget per la modella di 2500 euro, compresi i diritti d’agenzia. Quindi richiamiamo l’agenzia X e chiediamo di inviarci i composit delle modelle disponibili per un budget di 2000 euro + diritti d’agenzia: una giornata di shooting, un anno di diritti per catalogo e stampa nazionale.
Dopo alcune ore iniziano ad arrivare i composit: Anna, Iavana, Yelena, Maria, Silvia, Laura… Maria??? Si, la stessa Maria per cui ci erano stati chiesti 5000 euro, ora costava meno della metà… :/
Morale? Fatti furbo, tratta i prezzi e, se non hai un budget infinito, stabilisci quanto puoi pagare per LOCATION, STAFF, MODELLI e IMPONI tu il prezzo, ti assicuro che funziona!
Ora, stabilito il budget e previsto ogni possibile costo, sei pronto per passare al punto successivo: scegliere la LOCATION IDEALE e i PROPS che ti servono!
Ne parleremo la prossima settimana, l’appuntamento è per venerdì alla solita ora! 🙂
Ciao e buon lavoro
Simone Poletti
